Beglaubigte Kopie 2026: Kosten, wer beglaubigt & Sonderfall Ausweis

Wer darf Kopien amtlich beglaubigen?

Amtliche Beglaubigungen erhalten Sie bei den nach Bundes- oder Landesrecht bestimmten Behörden – in der Praxis vor allem bei Bürgerämtern und Bürgerbüros, Stadt- und Gemeindeverwaltungen sowie Kreisverwaltungen. Rechtsgrundlage ist § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) beziehungsweise das entsprechende Landesrecht: Jede Behörde darf Kopien der Urkunden beglaubigen, die sie selbst ausgestellt hat; die dazu bestimmten Behörden dürfen darüber hinaus Kopien beglaubigen, wenn das Original von einer Behörde stammt oder die Kopie zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird. Daneben beglaubigen Schulen und Hochschulen ihre eigenen Zeugnisse und Notare praktisch alle Dokumente. Voraussetzung ist stets ein Dienstsiegel; ein einfacher Anschriftsstempel genügt nach den Hinweisen der Hochschulen nicht. Beglaubigungen von Krankenkassen, Banken, Sparkassen oder Vereinen werden von Empfängern wie der FernUniversität in Hagen oder der Universität Rostock dagegen nicht anerkannt.

Kosten beim Bürgeramt: kommunale Spannen mit Beispielen

Die Gebühren legen die Kommunen selbst fest, deshalb gibt es keine bundesweit einheitlichen Kosten; üblich sind rund 2 bis 5 Euro. Köln berechnet 2 Euro je Seite (plus 1 Euro je Seite, wenn das Amt die Kopie anfertigt), Bremen 2,10 Euro je Seite. Hamburg verlangt für amtlich angefertigte Kopien 4 Euro für bis zu vier Seiten und ab der fünften Seite je 1 Euro zusätzlich; für mitgebrachte Kopien gelten 4 Euro für bis zu zwei Seiten und 2 Euro je weitere Seite. Berlin berechnet 5 Euro je Seite, München pauschal 5 Euro pro Dokument mit bis zu sechs Seiten. Teurer kann es werden, wenn Original und Kopie schwer zu vergleichen sind, etwa bei technischen Zeichnungen. Wichtig: München fertigt die zu beglaubigenden Kopien ausschließlich selbst an – bringen Sie dort nur das Original mit; in Berlin bringen Sie dagegen Original und Kopie mit. Für Rentenzwecke gibt es Erleichterungen: Hamburg beglaubigt zur Vorlage für Rentenzwecke gegen Nachweis gebührenfrei, in München beglaubigt das Versicherungsamt Unterlagen für Rentenzwecke kostenlos.

Beglaubigung beim Notar: Kosten nach GNotKG

Für privatrechtliche Zwecke oder wenn der Empfänger eine notarielle Beglaubigung verlangt, führt der Weg zum Notar. Die Kosten sind bundesweit einheitlich im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt: Für die Beglaubigung von Dokumenten fällt nach Nr. 25102 des Kostenverzeichnisses 1 Euro je Seite an, mindestens jedoch 10 Euro; eine zusätzliche Dokumentenpauschale wird daneben nicht erhoben. Hinzu kommt die gesetzliche Umsatzsteuer. Lässt der Notar dagegen eine Unterschrift beglaubigen, entsteht nach Nr. 25100 eine 0,2-Gebühr nach dem Geschäftswert, mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro. Bei einzelnen Seiten ist der Notar damit oft teurer als das Bürgeramt, bei umfangreichen Dokumenten kann er wegen der festen Seitengebühr aber sogar günstiger sein – und er beglaubigt auch für private Empfänger im In- und Ausland.

Sonderfall Personalausweis: Wer beglaubigt Ausweiskopien?

Beim Personalausweis gelten Besonderheiten. Nach § 20 Absatz 2 Personalausweisgesetz dürfen Sie selbst oder Dritte mit Ihrer Zustimmung den Ausweis kopieren; die Kopie muss aber eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Einen bundesgesetzlichen Grundsatz, dass nur die ausstellende Behörde Ausweiskopien beglaubigen dürfe, gibt es nicht – sicher ist dieser Weg aber immer, denn jede Behörde darf Kopien ihrer eigenen Urkunden beglaubigen (§ 33 Absatz 1 VwVfG). Die Praxis der Bürgerämter ist uneinheitlich: Bremen beglaubigt Kopien deutscher Personalausweise und Reisepässe nur, wenn die Vorlage der Beglaubigung ausdrücklich verlangt wird, Köln nur bei persönlicher Vorsprache oder über eine bevollmächtigte Person. Das Bundesinnenministerium weist zudem darauf hin, dass bei Vorlage des Originals häufig ein Vermerk wie „Personalausweis hat vorgelegen“ genügt und eine beglaubigte Ausweiskopie dann gar nicht nötig ist. Fragen Sie deshalb zuerst beim Empfänger nach.

Personenstandsurkunden und Pfarramt: Was gilt hier?

Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden nehmen eine Sonderrolle ein: Ihre Beglaubigung ist nach den Hinweisen der Berliner Bürgerämter der ausstellenden Behörde vorbehalten – zuständig ist das Standesamt, das statt einer beglaubigten Kopie eine neue Urkunde beziehungsweise beglaubigte Registerabschrift ausstellt. Pfarrämter kommen ins Spiel, weil die großen Kirchen in Deutschland öffentlich-rechtlich organisiert sind und ein Dienstsiegel führen: Hochschulen wie die Universität Rostock oder die Fachhochschule Dortmund erkennen amtliche Beglaubigungen öffentlich-rechtlich organisierter Kirchen ausdrücklich an. Praktisch relevant ist das vor allem für kirchliche Dokumente wie Tauf- oder Traubescheinigungen aus den Kirchenbüchern. Da aber nicht jeder Empfänger kirchliche Beglaubigungen akzeptiert, sollten Sie vorab klären, ob eine Beglaubigung durch Bürgeramt, Standesamt oder Notar verlangt wird.

Wofür braucht man beglaubigte Kopien?

Beglaubigte Kopien brauchen Sie überall dort, wo ein Empfänger sicher sein muss, dass die Kopie dem Original entspricht, Sie das Original aber nicht aus der Hand geben wollen. Typische Fälle sind Bewerbungen im öffentlichen Dienst mit Zeugnissen und Urkunden, die Einschreibung an Hochschulen – insbesondere Bewerbungen über uni-assist mit ausländischen Zeugnissen verlangen amtlich beglaubigte Kopien –, die Anerkennung von Berufsabschlüssen sowie Renten- und Versicherungsangelegenheiten. Für die Rente gilt eine Erleichterung: Die Deutsche Rentenversicherung verlangt nur die Feststellung, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt, und nimmt diese grundsätzlich kostenlos vor – etwa bei ihren Trägern oder über die ehrenamtlichen Versichertenberaterinnen und -berater vor Ort. Auch Bürgerämter wie Hamburg beglaubigen für Rentenzwecke gebührenfrei. Bei privaten Arbeitgebern reicht dagegen in aller Regel eine einfache Kopie.

Amtliche vs. öffentliche Beglaubigung: der Unterschied

Die Begriffe klingen ähnlich, bezeichnen aber zwei verschiedene Instrumente. Die amtliche Beglaubigung nach § 33 VwVfG bestätigt, dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt, und dient der Vorlage bei Behörden. Die öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB ist dagegen eine gesetzliche Formvorschrift für bestimmte rechtsgeschäftliche Erklärungen: Hier muss ein Notar die eigenhändige Unterschrift des Erklärenden beglaubigen, etwa für Anmeldungen zum Handelsregister, Grundbucherklärungen oder die Ausschlagung einer Erbschaft. Das Bürgeramt kann eine öffentliche Beglaubigung nicht ersetzen – die Berliner Verwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass Bürgerämter ausschließlich amtliche Beglaubigungen ausstellen. Verlangt ein Gesetz oder ein Vertragspartner die öffentliche Beglaubigung, führt am Notar also kein Weg vorbei; für die reine Kopiebeglaubigung zur Behördenvorlage genügt das günstigere Bürgeramt.

Ablauf, Beglaubigungsvermerk und praktische Tipps

Bringen Sie zum Termin das Original und Ihren Ausweis mit. Die Handhabung der Kopien ist örtlich unterschiedlich: München fertigt alle zu beglaubigenden Kopien ausschließlich selbst an und bittet ausdrücklich darum, keine eigenen Kopien mitzubringen; in Berlin bringen Sie Original und Kopie mit, und in Hamburg oder Köln können Sie wählen, ob das Amt gegen Aufpreis kopiert. Der Beglaubigungsvermerk muss nach § 33 Absatz 3 VwVfG die genaue Bezeichnung des Dokuments, die Feststellung der Übereinstimmung mit dem Original, Ort und Datum sowie Unterschrift und Dienstsiegel enthalten. Nicht beglaubigt werden Dokumente, bei denen Zweifel an der Echtheit bestehen, etwa wegen Durchstreichungen, Lücken oder nachträglicher Änderungen. Ist die Kopie nur für eine bestimmte Behörde bestimmt, wird auch das im Vermerk festgehalten. Mehrseitige Dokumente beglaubigt München zudem nur vollständig, nicht einzelne Seiten daraus. Für die Verwendung im Ausland klären Sie mit dem Empfänger, ob zusätzlich eine Überbeglaubigung wie eine Apostille erforderlich ist.

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